Principalele concluzii ale specialistilor invitati la „SHIFT. Business Transformation and Change Management Conference 2023”

„Avand in vedere aplicabilitatea atat de extinsa a Generative AI  va trebui sa stabilim politici interne pentru a vedea cum folosim acest instrument”

Peste 160 de persoane au participat, pe 16 noiembrie 2023, la conferinta anuala „SHIFT. Business Transformation and Change Management Conference”, ce s-a desfasurat in format fizic, la Hotspot Workhub din Bucuresti si online.

13 specialisti romani si internationali au vorbit despre provocarile si oportunitatile ce apar in procesul de transformare organizationala, subliniind nevoia ca, in orice situatie, companiile sa nu piarda din vedere oamenii si nevoile lor.

Un element central al discutiilor a fost reprezentat de agilitatea in business, astfel ca invitatii au subliniat necesitatea implementarii agilitatii organizationale pentru a mentine flexibilitatea si rezilienta in atingerea scopurilor, indiferent de provocarile viitorului.

SESIUNEA I

Pia-Maria Thorén, Agile People Coach, Inspiration Director, Keynote speaker si autoare a deschis prima sesiune a conferintei, precizand: „Trebuie sa privim organizatia ca pe un sistem social si nu ca pe o masina. Oamenii nu sunt masini – ei au sperante, vise, sentimente. Trebuie sa ii vedem pe oameni ca pe niste organisme vii si sa ne asiguram ca ei cea mai buna versiune a lor in interiorul sistemului organizational. Felul in care ii percepem pe oameni influenteaza modul in care ne structuram sistemele de management. Cine sunt influencerii formali si informali ai organizatiei? Acestia sunt liderii, departamentul de resurse umane, managerul. Una dintre cele mai mari probleme este ca ne concentram prea mult pe profit. Avem nevoie de profit pentru a supravietui ca organizatie, dar acesta nu este motivul pentru care o conducem; vrem sa cream valoare pentru oamenii nostri, pentru clientii nostri. Siguranta psihologica este esentiala. Daca esti manager, cum poti crea un mediu in care oamenii simt ca pot gresi si sa invete din greseli? Trebuie sa arati vulnerabilitate. Managerii trebuie sa arate ca nu sunt perfecti si sa creeze un spatiu sigur in care oamenii sa poata spune daca ceva este in neregula.”

In continuare, Raluca Stamate, Talent Acquisition & Employer Branding Manager, Rompetrol – KMG International, a vorbit despre importanta mentoratului in dezvoltarea comunitatii. „Un avantaj al mentoratului este ca se creeaza o zona de dezvoltare pentru angajati, pentru ca cei implicati in proiecte de mentorat au sansa sa se dezvolte prin faptul ca ii invata pe ceilalti, dar si ei invata de la celelalte generatii. Este clar ca acest program merge foarte bine pe zona de generatii, dar are un impact pozitiv si pe zona de engagement si retentie. Mentoratul te face sa te simti parte din companie, pentru ca ai contribuit la cresterea si dezvoltarea comunitatii. Asta creeaza mai multa implicare si loialitate fata de brand. Reprezentantii generatiei Z vor sa se dezvolte repede, au nevoie de ghidaj, iar mentorii ii ajuta sa se conecteze la comunitati; acest ghidaj ii face sa se simta vazuti, sa simta ca ei conteaza si ii ajuta sa se integreze mai usor si sa aiba rezultate mai bune.”

O transformare organizationala aduce cu sine un sentiment de nesiguranta in randul oamenilor. In acest context, Ileana Alexandru, HR Vice President, MEGA IMAGE, a precizat: „Acum cativa ani am inceput o transformare la nivel de organizatie. Programul insemna sa ne schimbam modelul operational si includea o revizuire de procese la nivel de HR si implica tehnologia. Noi ne-am gandit cum am putea introduce programul in organizatie, astfel incat sa fie cat mai usor de acceptat de catre oameni. Va recomand sa aveti la baza grija fata de oameni, pentru ca transformarea digitala vine la pachet cu anxietatea. Noi avem obiectivul de a nu lasa pe nimeni in urma si vorbim aici despre 12.000 de oameni; asta inseamna sa aduci tehnologia in magazine, iar oamenii sa se simta in siguranta sa o foloseasca. Siguranta psihologica inseamna ca, daca le ceri oamenilor sa invete, ei trebuie sa se simta in siguranta. Este foarte important ca oamenii sa se simta confortabil atunci cand introducem elemente de schimbare. Astfel, noi am gandit un plan de comunicare ca element din planul de change management. Comunicarea trebuie structurata, iar oamenii sa inteleaga de ce organizatia a decis sa ii treaca prin toata aceasta schimbare si care sunt beneficiile.”

A urmat Mirela Stere, Human Resources & Internal Communication Executive, Macromex, care a vorbit despre procesul prin care a trecut compania si lectiile invatate. „In cei 20 de ani traiti alaturi de Macromex au fost doua constante. Prima a fost schimbarea, daca ar fi sa ma raportez la modelul de business. Astazi vorbim despre o companie cu peste 400 de angajati, cu un sediu nou, cu doua depozite logistice performante. Peste 50% din cifra de afaceri este adusa de brandurile proprii. Vorbesc si despre diversificarea business-ului; linia de e-commerce a aparut in timpul pandemiei. Schimbarea a fost la ordinea zilei. In ultima perioada, ce s-a schimbat a fost ritmul extrem de accelerat in care s-a produs schimbarea. Cred ca tot timpul au fost oameni care au dorit sa experimenteze, atunci cand vine vorba despre tehnologie, si oameni care se opun schimbarii, din cauza fricii de lipsa de control. Am trecut si printr-un proces de schimbare in departamentul de HR. Oamenii adopta orice schimbare daca inteleg de ce-ul, daca inteleg care este beneficiul lor. In compania noastra, schimbarea a venit natural.”

Evan Leybourn, Cofondator al Business Agility Institute, a prezentat cateva dintre provocarile cu care se confrunta companiile care isi doresc sa devina agile.

„Care sunt provocarile pe care le vedem in organizatiile care incearca sa fie agile, care incearca sa adopte agilitatea in afaceri? Agilitatea in afaceri se simte de parca ai incerca sa schimbi totul, peste tot si in acelasi timp. O organizatie poate fi pe atat de agila precum functia sa cea mai putin agila. Unde este constrangerea in organizatia ta? Nu conteaza cat de repede poti crea transformarea; agilitatea ta este masurata in luni – multe, multe luni. Despre asta este vorba atunci cand ne referim la necesitatea agilitatii in afacere. Ce este agilitatea in afaceri, in acest caz? Este ansamblul de capacitati organizationale, comportamentele si modalitatile de lucru care ofera afacerii tale libertatea, flexibilitatea si rezilienta de a-si atinge scopul, indiferent ce aduce viitorul. Acesta este obiectivul, singurul lucru care conteaza”, a spus el.

Un alt subiect abordat in cadrul conferintei a vizat liderii viitorului si impactul acestor asupra experientei angajatilor. Astfel, Mirela Tanase, Senior Partner, Strategy & Sales, exploratist, a precizat: „Suntem atat de asaltati de elemente noi, presante, tensionante, iar schimbarea incepe sa fie constanta din viata noastra personala si profesionala, incat, daca ne uitam la lideri, putem vedea o redefinire a rolului acestora. Suntem intr-o zona in care expertiza complementara este mult mai valoroasa decat spiritul competitiv. Nu mai vorbim despre autoritate; autoritatea formala incepe sa fie din ce in ce mai diluata. Vorbim, mai adesea, de colaborare cross-departamentala sau cross-functionala. Vorbim, totodata, despre autenticitate, intr-un context in care suntem suma tuturor influentelor interne si externe. Leadershipul are aceasta componenta vizionara. Tehnologia scoate la iveala multe dintre slabiciunile, vulnerabilitatii organizatiei si a oamenilor, insa te provoaca in zona de vulnerabilitate, inovatie. Liderul conector are capacitatea de a mentine, intr-un spatiu functional, echipe foarte diverse.”

Prima sesiune a fost incheiata de Florin Tataru, Group HR Director, Help Net Farma & Farmexim. „Nevoia de decizie, de procesare de informatie, de analiza si actiuni este din ce in ce mai mare si se intampla nu neaparat in ritmul dorit de noi, ci in cel dorit de piata. Astfel, dispar cateva mituri, cum ar fi cel al perioadelor de navigare linistita. Un alt mit era legat de faptul ca putem controla tot ce se intampla, astfel incat compania sa mearga in directia pe care ne-am propus-o. Pentru ca lucrurile sa functioneze, trebuie sa avem viteza, agilitate, rezilienta si abilitatea de a lua decizii”, a spus el.

SESIUNEA A II-A

Rikard Olsson, Managing Director, Beyond Budgeting, Chairman of the Board, Lagnell Group, a deschis cea de-a doua sesiune, vorbind despre agilitatea in business.

„Cum putem defini agilitatea in afaceri? Este capacitatea unei organizatii de a se adapta rapid la schimbarile de pe piata, atat in interior, cat si in exterior, de a raspunde rapid si flexibil cerintelor clientilor, de a se adapta si conduce schimbarea intr-un mod productiv si rentabil, fara a compromite calitatea. Pentru a-si atinge scopul in mod eficient, o organizatie si procesele sale de management trebuie sa raspunda volatilitatii mediului extern. Bugetarea traditionala este un proces lipsit de agilitate, deoarece rezultatul final dorit este definit in detaliu cu mult timp inainte, in concordanta cu resursele disponibile pentru a-l atinge. Planul necesar pentru a obtine rezultatul dorite este, de asemenea, definit in detaliu si pe o perioada de timp bine definita.”

In continuare, Cristina Baghiu, Co-fondator, Agile People Romania, Agile HR Coach Atelierul de Idei, a vorbit despre impactul inteligentei artificiale la nivel de organizatie.

„Ne aflam in pragul unei revolutii la fel de importante precum a fost cea industriala. Daca Netflix a fost adoptat de 3 milioane de utilizatori in 3.500 de zile, Facebook in 1.500 de zile, Instagram sub 100 de zile, chatGPT a fost adoptat instant de 100 milioane de utilizatori, care alimenteaza deja modelul cu foarte multe informatii. Asta inseamna ca il vedem deja ca pe un instrument magic, insa el stie sa faca doar ceea ce ii spunem noi sa faca. Impactul Generative AI este deja foarte mare. Avand in vedere aplicabilitatea atat de extinsa a Generative AI in zona de HR si a lucrului cu oamenii, va trebui sa stabilim politici interne pentru a vedea cum folosim acest instrument pentru a nu face mai mult rau decat bine. Este nevoie de politici interne si trebuie sa fim atenti in recrutare, evaluare daca avem implementata partea de AI si sa comunicam transparent acest lucru.”

A urmat Andreea Dumitrache (Costin), HR Manager Romania, Bulgaria, Croatia, Slovenia, Serbia, N. Macedonia, Philips, care a precizat: „Ca transformarea organizationala sa functioneze, trebuie sa ne intoarcem la ceea ce e important pentru noi ca organizatie: sa ne gandim la client, sa facem echipa pentru a ajunge la rezultate, iar toate aceste lucruri se transforma in ceva. Lucrez cu oameni din tari diferite, ceea ce se transpune in cultura locala diferita, valori diferite. Daca nu ai incredere in echipa ta, nu ai cum sa ai niste rezultate. Sunt cateva intrebari care se adreseaza exact agilitatii: avem procesele suficient de usor de aplicat? Avem toate resursele, toate informatiile pentru a lua deciziile potrivite? Pentru a schimba lucrurile, trebuie sa ai discutii si sa iei masuri in baza feedback-ului.”

Luiza Banyai, Member of Romanian Council Board, Romanian Diversity Charter, People Experience Expert & Companies Transformation Advisor, a vorbit despre rezistenta la schimbare ce poate sa apara in cadrul unei transformari organizationale. „Eficienta unei schimbari este data de calitatea solutiilor propuse, toate cele pe care le avem pentru a face o schimbare si care exista inaintea schimbarii, inmultit cu nivelul de acceptare a lor – adica modul in care primesc oamenii din companie schimbarile propuse. Aceasta este o formula ce poate fi folosita ori de cate ori aveti nevoie sa faceti o schimbare. Rezistenta la schimbare este cauzata de frica de a pierde ceva valoros, frica de necunoscut si neintelegerea cauzata de lipsa de incredere. Este foarte important de a lucra cu middle managementul pe zona de acceptare si sa ii invatam nu doar sa planifice schimbarea, ci sa comunice inainte de a o implementa, in timpul schimbarii si dupa. Cultura tarii este un alt element de luat in considerare atunci cand vorbim despre transformarea organizationala. Managerii trebuie sa inteleaga diferenta dintre culturi.”

Grija pentru oameni trebuie sa fie in atentia liderilor, a subliniat, la randul sau, Dana Stoian, HR Manager, Provident Romania: „Daca am invatat ceva in ultimii ani, acel lucru a fost ca putem retine oamenii doar prin autenticitate si onestitate. Noi vrem sa ne asiguram colegii ca suntem alaturi de ei si nu doar la nivel declarativ. Cel mai accesat beneficiu, la noi, sunt sesiunile de terapie individuala. Avem si un program de asistenta, de consiliere emotionala: 9 colegi care s-au implicat intr-un program prin care suna colegii si ii intreaba ce fac, daca se simt bine. Treptat, oamenii au inceput sa simta ca sunt ascultati in mod autentic. La randul lor, liderii trebuie sa fie ambasadorii schimbarii, pentru ca, in caz contrar, nicio initiativa nu poate avea succes.”

Corina Radu, Sustainability Coach, Fondator, Solutions4Impact Consulting & Impact Market Romania, a incheiat editia din 2023 a conferintei, vorbind despre business-urile responsabile. „Daca ati auzit despre companiile certificate B Corp, despre miscarea B Corp, ea incearca sa creeze o economie caracterizata de business-uri mai responsabile, care doresc sa faca bine in societate si care sa tina cont de opiniile tuturor stakeholderilor in luarea de decizii. Daca ne uitam la piata B Corp in Europa, sunt tari fondatoare si care se mandresc cu un numar mare de companii certificate, precum: Franta, Germania, Spania. Companiile B Corp sunt caracterizate de profitabilitate si de impact. Ele isi urmeaza scopul de a avea o crestere economica, insa o fac intr-un mod transparent si cu responsabilitate fata de stakeholderii lor. Companiile care aplica acest framework sunt companii care au angajati mult mai implicati si motivati sa munceasca. Aceste companii au mai multa grija de angajatii lor si respecta valorile acestora. 50% din angajatii din aceste companii sunt implicati in programe de training si de dezvoltare de cariera. Nu in ultimul rand, angajatii B Corp se simt cu 65% mai motivati si multumiti de activitatea lor. A fi companie certificata B Corp este similar cu a lua Oscarul pentru sustenabilitate.”

Eveniment organizat de BusinessMark

Partenerii evenimentului au fost: Rompetrol – KMG International, MEGA IMAGE, Wellington, MaxRelax, exploratist, Vitamin Aqua

Evenimentul a fost organizat cu sprijinul: Agile People Romania

Partener de monitorizare al evenimentului: MediaTrust

Partenerii media ai evenimentului au fost: spotmedia.ro, IQads, SMARK, Cariere, Ziarul Bursa, Financial Market, AngajatorulMeu.ro, PRwave, DigitalBusiness.ro, Social Media Romania, Debizz, MATEK, Transilvania Business, Jurnalul de Afaceri, administratie.ro, Global Manager, EventsMax, Revista Piata, spatiulconstruit.ro, Top Business News, Ziarul 21, AntreprenorinRomania.ro, Club Economic, Romania Durabila, Economistul, Business Voice, Femei in Afaceri

BusinessMark – events designed to make an impression!

Din 2013 organizam evenimente business, in principal „concept propriu”, gandite si planificate  de noi, de la idee si concept, pana la implementare. Avem o abordare „all-industries” si dedicam proiecte unei arii largi de industrii si domenii profesionale. Ne dorim sa ne punem „amprenta” in vietile profesionale ale participantilor, sa producem un impact concret.  Ne propunem sa cream contexte pentru schimb de experienta si creare de idei, contexte pentru dezvoltare, pentru a fi inspirat si a gasi partenerii potriviti.

Dincolo de evenimentele „concept propriu”, organizam evenimente construite pentru partenerii nostri, evenimente gandite impreuna cu acestia si adaptate obiectivelor lor. Daca esti in cautarea unei echipe profesioniste care sa organizeze evenimente B2B, suntem alaturi de tine, pas cu pas. Poti conta pe experienta noastra in consultanta, suport in crearea si implementarea conceptului de eveniment, in managementul evenimentului de la creatie, logistica, productie si pana la optimizarea eficienta a bugetului.